Не бойтесь менять свою систему, пока она вас полностью не удовлетворит. Хороший домашний архив – это архив, в котором вы можете найти нужные вам документы в течение нескольких минут. Используйте готовые решения и создайте свою собственную систему, чтобы превратить груду бумаг в организованный домашний архив, экономящий ваше время и стресс.
Зачем вам нужен домашний архив?
Зачем вообще думать о том, как организовать хранение документов дома? Они редко бывают нужны, их можно просто положить в ящик и пусть там лежат. Многие люди так думают, и они ошибаются.
5 причин, почему вы должны организовать свой домашний архив:
- Экономия места. Документы, которые занимают целый комод, могут уместиться в одном ящике, если их правильно разложить.
- Экономия времени. Жизнь коротка – стоит ли тратить время на поиски прошлогодних квитанций?
- Экономия бумаги. Документы не будут помяты в домашнем архиве. На них не прольется чай, они не будут служить сквозняком, а к бумагам не подберутся любопытные кошки или хомячки.
- Повышает безопасность. Во-первых, бумаги не будут видны случайным людям (посетителям, поставщикам). Во-вторых, в экстренной ситуации вы будете точно знать, что брать. Пока ваши соседи судорожно ищут паспорта и справки, обшаривая глазами дым, вы уже готовы к эвакуации.
- Это красиво. Ряды аккуратных папок и коробок выглядят гораздо лучше, чем груда бумаг.
Организованный личный архив – это ваш островок контроля. Протекающий холодильник – вы знаете, где лежит гарантийный талон. Когда ваш питомец простынет, паспорт животного будет у вас в мгновение ока.
Сохранение порядка в документах дома снижает уровень стресса. Стоит потратить несколько часов на их сортировку.
Разделяй и властвуй: как сортировать бумаги и не сдаваться?
Мы открываем любимый ящик и видим кипу бумаг. Что-то даже сложено в папки и конверты, но что именно – с первого взгляда не разберешь. Какая-то папка лопнула по шву, из нее высыпались квитанции за пять лет…..
Звучит знакомо? Давайте это исправим!
Взять бумажную работу под контроль очень просто. Всего три шага для наведения порядка:
- Разобрать .. Выньте все бумаги и разложите их на полу или диване. Приготовьте коробку или пакет для всего ненужного.
- Сортировка .. Отсортируйте документы с истекшим сроком годности: разложите личные и медицинские документы, квитанции, руководства и паспорта оборудования и т.д. Обязательно выбросьте документы с истекшим сроком годности.
- Оцифруйте. Руководства по эксплуатации бытовой техники и электроники доступны в Интернете, поэтому их можно смело выбрасывать. То же самое касается старых аттестатов, студенческих или ученических билетов, которые уже не актуальны. Их можно сфотографировать или отсканировать в качестве сувенира и не обязательно хранить в бумажном виде.
Если цифровизация вызывает внутреннее нежелание, значит, она вам не подходит. Следуйте своей интуиции и не выбрасывайте то, что вам дорого – бумажные документы, как и книги, имеют свой шарм.
Остается только отсортировать нужные и актуальные бумаги, чтобы разложить их по папкам и конвертам. Это можно сделать несколькими способами:
- Через приложение. Паспорта и водительские удостоверения хранятся в одной папке, медицинские полисы и справки – в другой, квитанции – в третьей. Это удобно для личных архивов.
- Лично. У каждого есть личная папка, где хранятся все документы: полис, СНИЛС, медицинские справки. Если у вас есть домашнее животное, паспорт, карточка медицинского страхования, сертификат о прививках и т.д. хранятся в отдельной папке.
- по частоте использования. Документы делятся на архивные (например, технический паспорт и свидетельство о праве собственности на жилье, которые нужны раз в несколько лет), основные (СНИЛС, медицинская карта, диплом) и текущие (квитанции, чеки).
Виды и сроки
Начните с идей и способов организации хранения документов дома. Некоторые из них действительны бессрочно, например, свидетельство о рождении, а другие ограничены по времени и выбрасываются без раздумий, чтобы не создавать беспорядок:
- Налоговые декларации. Все, что относится к этой области, обычно хранится не более 7 лет. Это стандартный период, в течение которого они могут понадобиться. По истечении этого срока они больше никогда не понадобятся.
- Квитанции. Этот тип трудно классифицировать, поскольку некоторые из них должны храниться бесконечно долго, например, при покупке дома, автомобиля, акций или билетов. Квитанции из обычного магазина можно хранить не более 14-31 дня, если есть шанс (возможность) вернуть купленный товар.
- Инструкции к бытовой технике. Они нужны только для того, чтобы научиться пользоваться прибором, поэтому нет смысла оставлять их на годы. Тем более на сайтах производителей и на просторах Интернета можно легко найти все руководства в электронном виде.
- Гарантийный талон. Их обычно хранят до истечения срока годности (использования, применения). После этого срока они становятся просто мусором, который лучше выбросить, они больше не пригодятся.
- Оплаченные счета. Они могут касаться всего: от коммунальных платежей до гостиничных счетов. Они должны храниться в течение трех лет, после чего срок их действия истекает, и они не будут рассматриваться ни одной организацией.
- Договоры, страховые полисы, в том числе медицинские, кредитные, имущественные, автомобильные и т.д. Для этой категории лучше создать отдельное хранилище и хранить их там бессрочно или до тех пор, пока документ действителен.
- Документы, удостоверяющие личность. К ним относятся: паспорта, пенсионные удостоверения, трудовые и другие справки, свидетельства (о рождении, браке, разводе, перемене имени, смерти), завещания. Их никогда не следует выбрасывать и всегда держать под рукой.
Правила хранения
Чтобы не потерять аккуратный внешний вид, необходимо соблюдать определенные требования и процедуры:
- Выберите умеренно сухое помещение (влажность не более 50-55%).
- Желательна стабильная температура в пределах 18-25°C.
- Все, что вам нужно, должно быть легко доступно. Чтобы его можно было легко найти по первому запросу.
- Все организовано не только по разделам, но и по годам, что упрощает поиск в будущем.
Поэтому архив не следует оставлять на чердаке, где существует повышенный риск пожара, в подвале, так как там часто бывает повышенная влажность, и в других подобных помещениях. Пренебрежение этим приводит к преждевременной порче, что может привести к серьезным проблемам.
Как хранить документы дома
Есть несколько эффективных решений: можно поставить папки на полку, сложить их во вместительные шкафы или спрятать в запирающиеся ящики. Но прежде всего необходимо проверить, нужны ли вам все те вещи, которых накопилось так много, т.е:
1. тщательно просмотреть архив.
2. выбросьте то, что стало неактуальным, без особых сожалений.
3. Составьте каталог того, что осталось.
Вы увидите, что после второго шага вам будет гораздо легче. Вы обнаружите, что то, что было важным 10 лет назад, теперь стало, грубо говоря, мусором.
Обычно, когда вы организуете сегрегацию дома, вы можете смело выбрасывать их в мусорное ведро:
- Квитанции о покупках, срок возврата которых давно истек.
- Квитанции "старше" 3 лет – это их предельный возраст.
- Уведомления от налоговых органов о том, что пора подавать декларацию.
- Устаревшие руководства или гарантийные талоны.
Хотя такие вещи, как контракты, могут оставаться действительными в течение многих лет или служить будущим доказательством прав, например, письмо от судебного пристава, подтверждающее неуплату алиментов. Поэтому важно подойти к этому вопросу ответственно и внимательно посмотреть, от чего вы избавляетесь.
Разбор вещей – сортировка
Сортировка действительно необходима для поддержания порядка в домашних документах, и существует множество способов сделать это, но все они основаны на выявлении и выбрасывании того, что вам не нужно.
Эта процедура особенно полезна для энтузиастов, у которых вошло в привычку откладывать буквально каждый попавшийся им на глаза чек, не говоря уже о чем-то серьезном. В результате они накопили такой архив, что на поиски чего-то действительно важного, например, договора с поставщиком или справки из ЖКХ, уходят часы, а не минуты. Помните, что экономия денег не должна граничить с абсурдом.
Так что же делать? Выше уже говорилось о том, что необходимо перебрать все имеющиеся у вас документы, буквально один за другим, и безжалостно избавиться от тех, которые уже не актуальны. С другой стороны, необходимы идеи для хранения документов, не имеющих срока давности, а именно:
- Свидетельства о рождении или браке, завещания и другие семейные дела.
- Свидетельство о владении автомобилем или недвижимостью.
- Документы, связанные с образованием, работой и выходом на пенсию.
- Справки и отчеты из больниц, включая квитанции из частных медицинских центров, но учтите, что они могут быть использованы только для страховых претензий в течение 2 лет с момента получения.
- Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.
Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны в течение 12 месяцев (если не указан более длительный срок), после чего их следует надежно утилизировать. Несколько иначе обстоит дело с коммунальными платежами и чеками врачей, адвокатов и учителей: они действительны в течение 3-5 лет, но по истечении этого срока их все равно следует выбросить в мусорное ведро.
3 Организаторы журналов
Instagram @organizer_ka
Instagram @neat_on_a_dime
ИКЕА
Подставки для журналов – это, пожалуй, один из самых простых, экономичных и эстетически привлекательных способов организации важных документов в доме. Кстати, их можно разместить как в закрытых шкафах, так и на открытых полках. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить этикетки.
4 коробки + закладки
Instagram @organiser_ka
Instagram @organiser_ka
Instagram @ekspert.poryadka
Коробка для папок и файлов, снабженная для удобства вкладками, разделителями и ярлыками, – еще один почти универсальный способ хранения нужных документов. Такая коробка может занять место в шкафу или использоваться в качестве вставки в открытый книжный шкаф. К сожалению, если у вас действительно большое количество документов, этот способ вряд ли подойдет.
Приведение в порядок
Оставшиеся документы необходимо аккуратно упорядочить. Часто опытные мастера рекомендуют разделить все документы по категориям. Например, все квитанции складывать в одну стопку, все паспорта – в другую, все документы на квартиру – в третью, на машину – в четвертую и так далее.
Есть и другой способ организации, который удобен, если члены семьи часто путешествуют по отдельности. В таких ситуациях лучше всего сделать подборку документов для каждого члена семьи. Под этим подразумеваются отдельные пакеты для паспортов, свидетельств о рождении и страховых полисов.
Запуск
Теперь мы подходим к самому важному этапу оптимизации документов. Магазины канцелярских товаров и мебели сегодня предлагают широкий ассортимент товаров, которые помогут вам удобно хранить всевозможные документы.
⦁ На протяжении многих лет лучшим выбором были папки для документов. Они недороги и могут быть куплены любого размера. Для удобства они могут быть дополнены наклейками, отделяющими одну категорию бумаг от другой.
⦁ Если ваши документы слишком велики, подумайте о специальных папках на кольцах. Они достаточно вместительны и недороги.
⦁ У вас в квартире есть пустой ящик? Превратите его в картотеку. Единственное, на что вам придется потратиться в этом случае, – это покупка разделителей.
⦁ Нет свободного ящика или полки? Не беда. Вы можете заменить их картонными или пластиковыми коробками, которые можно приобрести в любом хозяйственном магазине.