Организация рабочего стола в офисе

Следующим шагом был выбор стульев – мы хотели стулья с подголовниками; столы с подушками, чтобы можно было разложиться и сесть; шкафы и тренажеры.

Организация офисного стола

Опрос был проведен группой компаний HeadHunter и компанией "Здоровый офис" осенью 2009 года. В опросе приняли участие 3 888 человек со всей России.

Не секрет, что одним из важнейших элементов мотивации сотрудников является комфорт и удобство офисного пространства. Исследование, проведенное компаниями HeadHunter и "Здоровый офис", показало, что более 90% респондентов считают, что существует прямая связь между комфортом рабочего места и качеством и эффективностью их работы. При этом 47% респондентов заявили, что в комфортной обстановке они чувствуют себя лучше и лучше выполняют свои рабочие задачи. 44% сотрудников отметили, что комфортное рабочее место улучшает их настроение и позволяет лучше концентрироваться и решать рабочие задачи. 35% респондентов отметили, что комфортное рабочее место показывает, что их начальство заботится о своих сотрудниках. Только 2% респондентов не верят в важность такого фактора, как комфортное рабочее место, и считают, что другие аспекты корпоративной жизни гораздо важнее.

Анализ собранного материала показал, что комфорт рабочего места занимает 4-е место по влиянию на производительность труда, после здоровья, вентиляции и температуры в офисе. Интересный факт: 33% респондентов высоко оценили важность комфорта кресла для благополучия сотрудников, считая его "очень влиятельным". В то же время, столько же респондентов заявили, что этот фактор лишь частично "влияет" на их работоспособность. Оказалось, что сотрудники оценили общее влияние этого аспекта значительно выше, чем другие факторы, такие как погода, вентиляция офиса, эстетика офиса и цвет мебели.

Что нужно сотрудникам, чтобы чувствовать себя более комфортно на работе?

Большинство респондентов (8,24) согласились с тем, что лучшая организация офисного пространства является важным способом обеспечения комфорта на работе. Такие факторы, как хорошее кондиционирование и очистители воздуха, а также лучшее освещение, также были признаны важными для создания комфортного рабочего места. Предоставление бесплатного обеда в офисе, а также чая, кофе и закусок также были названы важными.

Чем старше респонденты, тем важнее для них комфортное рабочее место. Сотрудники в возрасте от 41 до 50 лет придают большее значение комфорту в офисе, чем их более молодые коллеги.

Наиболее важным фактором является комфортное рабочее место для сотрудников администрации, маркетинга/рекламы/PR, отдела кадров и бухгалтерии/финансов. Работники ИТ и производства придают этому фактору гораздо меньшее значение.

Покажите мне свой стол, и я скажу, кто вы такой

Проанализировав и сравнив рабочие столы и личности многих коллег, а также обратившись к аналогичным исследованиям за рубежом, мы выявили некоторые интересные закономерности. Вот некоторые признаки, по которым вы можете узнать немного больше о своих коллегах. Кстати, особенно полезный навык для новичков – пока вы со всеми знакомитесь, никто не удосуживается заглянуть в стол.

Чистый стол с компьютером и самыми необходимыми периферийными устройствами свидетельствует о сосредоточенном, сдержанном человеке, у которого, несмотря на открытость и прозрачность, много забот, и мысли его принадлежат только ему, недоступные другим. С ним легко общаться, но лишь немногие могут завоевать душу такого человека. Если среди таких "почти хирургических" заносов есть семейная фотография, модель автомобиля или другая незначительная безделушка вроде глупой мышки или коврика, это означает, что человек сентиментален и вы можете рассчитывать на его сочувствие и помощь.

Хорошие сигналы для руководителя

Взглянув на стол своего подчиненного, руководитель может сделать некоторые прогнозы относительно их будущих отношений. Стоит несколько раз пройтись по офису, чтобы лучше узнать своего подчиненного и принять во внимание невербальные сигналы.

• "Одомашнивание" рабочего места с помощью чека, тапочек, шапки, леденцов от боли в горле, посуды и даже подушки – отличный знак. Это означает, что сотрудник получает удовольствие от создания уюта на рабочем месте, планирует остаться подольше и вряд ли сможет уйти на целый день. Можно ожидать, что он или она будет привержен долгосрочному проекту.
• Индивидуальное пространство – это тоже хорошо. Если гаджеты на столе говорят об увлечениях сотрудника, скорее всего, он хочет заявить о себе и построить диалог с командой. Это подразумевает, что он или она рассчитывает остаться в коллективе.
• Если вы видите на рабочем месте рукописные планы, открытый ежедневник, стикеры с заданиями – отлично, коллега открыто делится своими рабочими планами, он намерен работать.
• "Понтовое" рабочее место – признак того, что человек гордится своими профессиональными навыками и демонстрирует их не только компании, но и обществу в целом. Явные признаки такого рабочего места: конференц-приветствия, суверенитеты, стойка значков и тематические наклейки на оргтехнике, перегородках и т.д. Обязательно пообщайтесь с сотрудником на темы, которые он предлагает с помощью своих бейджей – вы узнаете много интересного и полезного.

Такой стол – гарантия того, что за ним сидит лояльный сотрудник. Косметика, одежда под столом, расческа, губка для обуви, 2 стакана и чашка, выпавший кошелек – это не стол, а одомашненный обитаемый остров. Не удивляйтесь, если на нем окажется черепаха или паук в аквариуме.

Принцип организации помещений для agile-команд

Офис для agile-команд – относительно новая концепция. Предполагается, что такие команды будут регулярно проводить короткие встречи для обсуждения деталей проекта и работы над ним. Поэтому, помимо собственно open space, необходимы помещения для встреч в различных форматах: офлайн, онлайн, с командой, с клиентами. Следует добавить необходимые сопутствующие зоны, также известные как зоны-сателлиты (для неформальных переговоров, отдыха, кофе-поинты), чтобы не приходилось ходить туда-сюда через три соседних отдела, решая основные задачи.

Главный принцип организации IT-офиса – индивидуальный подход. Правило номер один – понять, как и с чем работает команда.

Пространство должно быть организовано таким образом, чтобы команда решала задачи наиболее эффективным и удобным способом. Например, есть две команды, работающие по системе канбан. Одним удобнее работать с листами бумаги на стене, а другим нужен большой экран в общей зоне или рабочей зоне. Кому-то удобнее обсуждать проекты на своем рабочем месте, а кому-то нужен небольшой конференц-зал или специальное пространство для проектов.

Идти туда со своим "самоваром" означает ставить под угрозу продуктивность.

Разговор с командами и определение требований

Существует мнение, что если в лаборатории работает сотня техников и ученых, то собеседование нужно проводить только с одним человеком – руководителем лаборатории. Это так, если все они работают над одной задачей. Если задачи различаются по процессу и функции, необходимо сначала разобраться в структуре, определить стратегические цели, а затем обратиться к руководителям функциональных отделов.

Анкета состоит из десятков пунктов, описывающих по очереди каждую зону: приемная, офис, переговорные комнаты, серверные, другие помещения.

Для офисной части основные вопросы могут выглядеть следующим образом:

пример под спойлером

– Количество, планировка и вместимость офисов в рабочей зоне.
– Требования к рабочему пространству в офисе: количество IT-розеток, телефонных розеток, внутренних розеток, включая розетки для мобильных телефонов, местное освещение.
– Количество полок и картотечных шкафов.
– Планируется ли установка небольших конференц-столов (на 4 человека)?
– Расположение сотрудников и руководителей в помещении.
– Количество отделов, их названия и количество сотрудников.
– Какова планируемая связь между отделами и группами?
– Нужны ли небольшие конференц-столы в открытом пространстве; рядом с рабочими местами; для неформальных встреч?
– Планируется ли помещение для хранения документов (архив)?
– Дополнительное хранилище?

Если мнения руководителей и рядовых сотрудников расходятся, организуется семинар для выяснения причин разногласий, а если консенсус не достигнут, вопрос поднимается выше.

По результатам этой многоэтапной работы консультанты формируют пакет индивидуальных рекомендаций.

Что касается самих переговоров, важно понимать, кто с кем ведет переговоры. Владелец продукта обращается к разработчикам или наоборот. Переговоры не являются необходимостью тут и там. Чаще всего у команд разработчиков есть общие зоны, где кто-то может к ним присоединиться. Но это не аксиома.

Роль руководителя головного офиса в создании безопасной офисной среды

В организации может не быть отдельного менеджера по охране труда и технике безопасности или сотрудника по охране труда и технике безопасности, но эта функция все равно должна выполняться. Ее может выполнять менеджер по персоналу, HRBP или HRD.

Даже если в компании всего 2-3 сотрудника, все равно должен быть человек, который стремится сделать рабочее место более безопасным.

Люди ценят, когда о них заботятся – когда работодатель прислушивается к ним и помогает сделать их пребывание в офисе более комфортным и безопасным. Сотрудник хочет иметь на рабочем месте красивый стол, второй монитор или экзотический цветок – исполните его желание. Сослуживцы жалуются на шум в офисе – установите звукопоглощающие панели. Инвестиции в сотрудников обычно окупаются.

Например, коллега разбросал кабели рядом со своим рабочим местом, о которые все спотыкаются. Не отчитывайте его, но проявите заботу: "У вас на полу валяется кабель – это может быть опасно. Это наша вина, что мы не установили водопропускную трубу. Позвольте нам сделать это и перенести водовыпуск, чтобы вам было удобнее".

Заключение

1. Каждой компании нужен отдел охраны здоровья и безопасности. В организации должен быть человек, который думает о том, как сделать рабочее место более комфортным и безопасным для сотрудников.
2. Правильная организация рабочего места, управление рисками, контроль и мониторинг микротравм – все это помогает избежать несчастных случаев с сотрудниками и штрафов, налагаемых регулирующими органами.
3. Основные требования к организации рабочего места офисного работника

• не менее 4,5 м² на одно рабочее место;
• Если в помещении имеется только искусственное освещение, то оно должно быть не менее 300 лк;
• если в помещении имеется комбинированное освещение, то оно должно быть не менее 400 лк;
• 80 дБА – максимально допустимый уровень шума;
• офис должен соответствовать требованиям пожарной безопасности;
• Разрешается использовать только компьютеры, сертифицированные в соответствии с российскими стандартами.

1. Требования к рабочему месту не распространяются на удаленных работников, но это не повод забывать о них.
2. Основа современной охраны труда – это забота. А также мониторинг, управление рисками и расследование микротравм.
3. Проверку условий труда на рабочих местах проводит специальная оценка – OSHA.
4. Государственная инспекция труда, Роспотребнадзор и прокуратура следят за соблюдением требований охраны труда. Инспекторы могут приходить с плановыми или внеплановыми проверками.
5. За нарушение правил охраны труда предусмотрены серьезные штрафы – важно их избегать.
6. Каждая предотвращенная травма – это способ создания безопасных условий для работников и здоровой во всех отношениях окружающей среды.

Главный редактор Huntflaw